home » arbo & verzuim » Toegankelijkheid en beheer van verzuimdossier

Toegankelijkheid en beheer van verzuimdossier

Niet iedereen mag het verzuimdossier zomaar inzien! In het verzuimdossier is allerlei privé-informatie opgenomen, en daarom moet zo'n dossier achter slot en grendel worden bewaard.


Wie hebben er allemaal inzage?
In principe mag niemand inzage hebben in dat dossier, behalve de werkgever en zijn zieke werknemer. Andere bevoegden zijn betrokkenen die met de gegevens moeten werken bijvoorbeeld: de casemanager (zie ook het artikel ‘Waarom een casemanager’) en de direct leidinggevende van de werknemer. Het is verstandig om vast te leggen wie toegang heeft tot het verzuimdossier en dit vooraf af te stemmen met de Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging.

Voor het verzuimdossier gelden de volgende regels: 

- Een werknemer heeft recht op inzage in de gegevens die in zijn verzuimdossier zijn 
  opgenomen. 
- Als de gegevens onjuist of onvolledig zijn, mag de werknemer zijn werkgever 
  verzoeken de gegevens te corrigeren of aan te vullen. Zijn er gegevens opgenomen 
  die niet in het dossier thuishoren, dan mag de werknemer zijn werkgever verzoeken 
  die gegevens te verwijderen. 
- De werknemer mag weten aan welke instanties of personen de werkgever 
  gegevens over hem heeft verstrekt.

Wie gaat het dossier bijhouden?
De werkgever is verantwoordelijk voor het verzuimdossier. Hij kan het zelf bijhouden, of het uitbesteden aan derden (arbodienst of re-integratiebedrijf). Uitbesteden heeft één nadeel: het doel van het verzuimdossier (zicht houden op de zieke werknemer) kan verloren gaan. Het is daarom verstandig om de verantwoordelijkheid voor het verzuimdossier neer te leggen bij de casemanager. Deze is immers direct betrokken bij het individuele ziektegeval en zit als een spin in het web. Bovendien heeft hij belang bij een volledig en overzichtelijk verzuimdossier, want het bevat de basisinformatie om zijn taak als casemanager op adequate wijze uit te voeren.

Het ligt voor de hand om een koppeling aan te brengen tussen het personeelsdossier en het verzuimdossier. Maar door de privacywetgeving kan het zijn dat de casemanager geen toegang heeft tot het volledige personeelsdossier. In zo'n geval zullen personeels- en verzuimdossier apart moeten worden bijgehouden.


Download het artikel 'Toegankelijkheid en beheer van verzuimdossier' als PDF Download dit artikel als PDF

Vraagbaak

INFORMATIE & DIENSTEN